Nieuwe kinderen die bij de BSO van Hobbithoeve gaan komen krijgen voor aanvang van de opvang samen met hun ouders een kennismakingsgesprek met de leiding van Hobbithoeve. Tijdens dit gesprek wordt kennisgemaakt en kunnen wederzijds vragen gesteld worden. Ook krijgen ouders en kind(eren) een rondleiding. De ouders krijgen een vragenlijst mee waarin onder andere gevraagd wordt of ouders toestemming geven om in voorkomende gevallen, met de juf of meester van hun kind te overleggen.
De ouders van de kinderen die al op de dagopvang zaten bij Hobbithoeve en naar de BSO gaan, krijgen ook de vragenlijst. Een kopie van de peuteroverdracht, die met toestemming van de ouders, aan school wordt gegeven vanuit de dagopvang komt ook bij de BSO.
Op beide locaties van de BSO staat een map met de gegevens van alle kinderen. Daarin zitten de ingevulde vragenlijsten, peuteroverdrachten, zelfstandigheidlijsten en blaadjes om bijzonderheden te noteren.
 
De drie pedagogisch medewerksters (mentoren) die bij de BSO werken rouleren elke week van locatie zodat zij alle kinderen en ouders leren kennen en vice versa. Zij houden elkaar en de leiding van Hobbithoeve, op de hoogte van het welzijn van de kinderen en de contacten met de ouders. Bijzonderheden worden genoteerd.
Iedere 3 maanden hebben de pedagogisch medewerkers samen met de leiding een kindbespreking waarbij bijzonderheden en problemen besproken worden en een plan van aanpak wordt gemaakt. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de observatielijst Welbevinden In Situaties (WIS). Indien nodig wordt de kindbespreking vaker gehouden.
 
Bij het halen van de kinderen worden de ouders op de hoogte gehouden van hoe het met hun kind gaat. Bij bijzonderheden en of problemen wordt een gesprek gepland om dit te bespreken en om te horen hoe het thuis en op school gaat. Mocht het nodig/gewenst  zijn dan maken we in overleg met de ouders een afspraak met de juf of meester van school.
Indien er doorverwezen moet worden naar andere instanties dan zal dat meestal vanuit de school gebeuren aangezien de kinderen daar vijf dagen per week aanwezig zijn. BSO Hobbithoeve zal in contact blijven met de school om samen het kind en de ouders te kunnen ondersteunen bij eventuele ‘behandeling’.
Indien er (nog) geen traject opgestart is via school, dan zal BSO-Hobbithoeve de ouders doorverwijzen naar een passende instantie.